ASSEMBLEE GENERALE DU 19 JANVIER 2008.Mesdames, Messieurs C’est avec grand plaisir que je déclare ouverte l’assemblée générale 2008. Encore une fois vous êtes fort nombreux et je vous remercie de l’intérêt que vous portez à la vie de votre association. Je remercie de l’honneur qu’ils nous ont fait d’être présents cet après-midi, Mme Nelly Dury, adjointe de M. le Maire de Montargis, chargée de la vie associative, M. Jean René Coquelin, adjoint de M. le Maire de Montargis chargé de la Culture, M Jean-Claude Le Danvic, Maire de Corquilleroy, M. Philippe Dupré représentant M. Xavier Guyot Président du Loiret Généalogique et M. Michel Cordier, Président du Cercle Généalogique et Héraldique de Seine et Marne. Absences excusées de M Jean-Pierre Door, Député Maire de Montargis, M Eric Doligé Président du Conseil Général du Loiret, Mme Viviane Jehannet Conseillère générale, M. Franck Demaumont, Conseiller général Maire de Châlette, M. René Alaux, Conseiller général, Maire de Fontenay-sur-Loing , M. Frédéric Néraud Maire de Dordives, M. Bernard Delaveau, Maire de Paucourt. Retenus par d’autres obligations ils n’ont pu se joindre à nous aujourd’hui. Ont regretté de ne pas participer à nos travaux Danielle Defert et Jacques Billard, membres du Conseil d’administration retenus par des obligations familiales. Il n’est pas trop tard pour vous adresser tant en mon nom qu’au nom des membres du conseil d’administration nos meilleurs vœux pour l’année 2008, vœux de santé et de bonheur. Je rappelle, si cela est nécessaire, qu’il faut être à jour de sa cotisation 2008 pour participer aux votes. A défaut vous pouvez encore vous acquitter de cette obligation. Son coût est inchangé depuis 2004 et le demeurera pour 2009. Enfin j’adresserai une multitude de remerciements à l’ensemble des bénévoles qui œuvrent pour cette association. Avant l’ouverture des travaux, je vous informe que 367 personnes au titre de l’année 2008 ont renouvelé à ce jour leur adhésion. Le quorum est donc de 184 . Nous avons reçu 243 pouvoirs auxquels s’ajoutent les voix des adhérents présents à jour de leur cotisation 55. Le nombre potentiel de votants est de 298. Nous pourrons donc délibérer.
Rapport moral de Mme Eliane Deschamps
Une nouvelle année s’annonce et nous voici réuni à nouveau pour cette traditionnelle A.G. qui nous permet de nous revoir avec un plaisir toujours partagé.
Notre association comptait au 31/12/2007, 529 adhérents.
Comme l’année précédente le nombre d’actes relevés a été très important : 90.940 nouveaux actes ont été ainsi mis à la disposition des nos membres. Nos remerciements s’adressent à tous ceux qui participent à ce travail commun indispensable et incontournable, tant lors des relevés des renseignements effectués en mairie ou sur microfilm que lors des travaux de saisie informatique et de corrections. Ce travail est assez ingrat mais constitue la richesse de l’association.
Quelques nouveaux microfilms sont venus augmenter notre collection : Gaubertin, Batilly en Gâtinais, Saint Michel, Nancray-sur-Rimarde et Villemoutiers, (1793-1832) Chambon la Forêt (1806-1906), Cortrat (1806-1842) et St Maurice sur Fessard (1793-1852).
Le service de recherches de documents ou d’actes pour les adhérents et non adhérents, assuré par Mme Deleyrolle et moi-même, est de plus en plus sollicité.
Nous avons assuré au mieux les permanences des samedi et des lundi. Merci aussi à tous ces bénévoles qui ont pris sur leur temps, quelques heures par ci et par là pour nous permettre d’assurer ce service au public. Je profite de ce moment pour faire appel aux nouvelles bonnes volontés.
Mais nous ne nous arrêtons pas à ce qui se passe sur place. Nous participons de plus en plus, dans la mesure de nos possibilités d’emploi du temps, à des manifestations de généalogie pour mieux nous faire connaître et faire connaître à tout un chacun, désormais éloigné de ses terres ancestrales, toutes les possibilités qui lui sont offertes pour retrouver ses racines. Ainsi, nous nous sommes rendus à Gien, Douchy, Puiseaux, Vitry aux Loges, Dampierre en Burly, Corquilleroy, Brie Comte Robert, Saint Firmin sur Loire. Cette année a vu aussi une grande première. Les 28 et 29 Septembre se tenait la première Biennale « Racines, Histoire et Traditions en Gâtinais », organisée de concert par notre association, la Société d’émulation de Montargis, les Amis du Vieux Montargis, l’église orthodoxe russe, l’association de sauvegarde des remparts de Montargis, Le Lions club Montargis-Gâtinais et la Fondation du Patrimoine. Avec la participation très active de la ville de Montargis ce fut un grand succès. La deuxième biennale aura lieu en Septembre 2009. Réservez déjà cette date !
Et puis cette année, ce fut le démarrage de GeneaBank. Là aussi, le succès n’est pas à démontrer. Quelle incidence cela aura-t’il sur le nombre de nos adhérents? IL est trop tôt pour se prononcer, mais rien à l’heure actuelle ne nous laisse envisager un effet négatif quelconque sur ce sujet.
L’année 2007 aura donc été somme toutes, une année relativement calme. Beaucoup de projets avaient été menés à leur terme au cours de ces deux dernières années. Si certains sont terminés ou provisoirement suspendus (aménagement du local), d’autres tels les dépouillements, les travaux de numérisation des contrats de mariage continuent.
Rapport mis aux voix et accepté à 298 voix pour. 0 abstention. 0 contre.
Rapport financier de M. Maurice Barbessol.
Le trésorier présente son bilan 2007 ainsi que la proposition de budget 2008. Les documents sont distribués à chaque personne présente. Aux questions relatives aux problèmes financiers le trésorier apportera la lumière nécessaire. Le Commissaire aux comptes René Beaudenon a noté une gestion saine et sans équivoque donnant quitus de sa gestion 2007 au Trésorier. Il certifie que les comptes annuels sont, au regard des règles et principes comptables simplifiés, réguliers et sincères. Ils donnent une image sincère des opérations de l’exercice écoulé ainsi que la situation financière de l’Association à la fin de cet exercice. Aucune observation n’est à formuler. L’assemblée générale, après avoir entendu le rapporteur financier du conseil d’administration et du rapport du commissaire aux comptes approuve à l’unanimité l’arrêté des comptes présentant un résultat excédentaire de 287,80 euros ainsi que les opérations traduites dans les comptes .
Rapport financier mis aux voix et accepté à 298 voix pour. 0 abstention. 0 contre
Nos voeux 2008
· Renouvellement et remplacement des membres du bureauSont renouvelables et se représentent : Alain Claude Aupetit, Monique Bainard, Jacques Billard, Danielle Champagne-Gibert et Maurice Barbessol En cours d’année Anne-Marie Barthélemy avait souhaité cesser son activité au sein du conseil d’administration. Nous avions sollicité alors Mme Michèle Devilliers de Puiseaux pour la remplacer. Elle avait alors accepté. Francine Timbert en fin d’année a souhaité cesser son activité au sein du conseil d’administration. Nous avons sollicité M. Daniel Passigny qui a accepté. Renouvellement mis aux voix et accepté à 298 voix pour. 0 abstention. 0 contre
· Continuation des travaux généalogiques en cours :
Numérisation des contrats de mariage Actuellement 2621 contrats ont été numérisés. Près de 600 attendent. Un nouvel ordinateur sera acheté et mis à la disposition de nos adhérents. Ils pourront ainsi consulter et obtenir la copie du contrat de mariage désiré, se trouvant dans notre base. Un système d’indexation permettra de trouver rapidement si le mariage souhaité est recensé ou pas. Ce système sera fonctionnel au plus tard le 1er juin 2008. Appel est lancé à tous ceux qui ont des contrats de mariage dans leur généalogie, de nous les confier afin qu’ils soient numérisés et ajoutés à cet indispensable outil de travail fédérateur. Travail de relevés des registres d’état civil. Nous sommes sur le point de faire l’acquisition d’un appareil à numériser les microfilms. Cela nous autorisera plus de souplesse pour le travail de relevés et de saisies à venir. Une fois le microfilm numérisé, un Dvd (ou plusieurs) pourrait être confié à celui qui désirerait faire le dépouillement à son domicile, des actes d’une commune ou d’une paroisse. Il est même envisageable qu’avec 3 Dvd, une personne pourrait s’occuper des naissances, une deuxième des décès et une troisième des mariages. Ces Dvd resteront la propriété du Gâtinais Généalogique.
· Corquilleroy, notre centre d’exposition.
Pour 2008 la 19ème exposition se tiendra les 5 et 6 avril. J’en appelle à tous nos adhérents pour qu’ils fassent l’effort de présenter des arbres à l’exposition. Cette année, nous aurons une généalogiste de l’Eure et Loir qui présentera l’arbre généalogique d’Alain Delon . Nous aurons Monsieur Roland de Tarragon qui nous présentera son logiciel de paléographie et d’écritures anciennes. Les écoliers de Corquilleroy présenteront leurs arbres généalogiques. Des récompenses seront offertes pour l’arbre le plus artistique ; le plus touffu ; du plus récent membre de l’association ; de l’écolier de Corquilleroy enfin celui qui mettra sa généalogie au profit de l’Histoire.
Question de M. Bailly :
« Le traceur acquis en 2007 permettra de « tirer » des arbres. Qui peut en bénéficier et comment. Sera-t’il possible de faire réaliser son arbre pour la prochaine exposition ? »
Réponses de Michel Fauvin et de Michel Voignier. Le traceur sera essentiellement réservé aux adhérents du Gâtinais Généalogique. Pour ce faire l’adhérent devra fournir sa généalogie au format Gedcom. Nous ne pouvons dire dès à présent quand il sera fonctionnel. Il nous fallait afin d’éditer un arbre détenir le logiciel adéquat et qu’il soit installé. Si nous avions le logiciel d’Hérédis, ce n’était pas le cas de celui de Généatique. Nous venons de faire l’acquisition il y a 8 jours de ce logiciel. Nous ne pouvons pas vous répondre non plus sur le coût d’un tirage d’arbres. C’est un sujet qui sera abordé au cours d’une réunion du conseil d’administration. Une chose est certaine : pour la prochaine exposition de Corquilleroy, nous ne serons pas en mesure d’assurer ce service.
La bourse aux cousins est prévue le 19 octobre 2008.
Je profite de la présence de Monsieur Jean-Claude Le Danvic, Maire de Corquilleroy, pour le remercier encore une fois de l’aide que sa municipalité, les agents de sa commune et lui-même apportent chaque année pour la réalisation des manifestations du Gâtinais Généalogique à Corquilleroy.
· Bulletin d’information.
Notre bulletin en 2008 sera pris en charge quant aux travaux d’ édition par M. Jean Michel Cazeaux dirigeant l’imprimerie Improffset à Châtillon Coligny, présent aujourd’hui à notre assemblée générale. Il succède dans cette tâche à l’imprimeur Jacques Gauthier à Amilly qui a souhaité prendre sa retraite. J’appelle aux bonnes volontés pour fournir des tableaux de cousinage, textes, anecdotes généalogiques etc. Par ailleurs pour la rubrique Réponses, lorsque vous apportez des renseignements, indiquez vos numéros Sosa pour qu’il nous soir plus facile de nous y retrouver.
· Travaux d’amélioration du local : Des lave-mains seront installés dans les toilettes au cours du 1er semestre 2008.
· Mise en uniformité des travaux de dépouillements : Pour cette réalisation, une réunion d’information se déroulera le samedi 2 février 2008 à l’issue de la permanence du samedi (vers 17 heures). Elle permettra à tout un chacun de connaître avec exactitude la façon de mener à bien les travaux de dépouillements. Des modèles « papier » et (ou) des disquettes « sous Excel » indiquant la trame à suivre seront remis aux participants.
· Biennale 2009 : Compte tenu du succès de la première biennale qui s’est tenue en septembre 2007, la deuxième biennale sera réalisée à l’initiative de la Société d’Émulation de Montargis. Je communique à Mme Nelly Dury et à M. Jean-René Coquelin dès à présent notre intention de nous voir octroyer la Salle des Fêtes de Montargis pour les week-end des 20 et (ou) 27 septembre 2009.
· Nos sorties 2008 : Brie-Comte Robert (77), Vitry aux Loges, Gien, Saint Firmin sur Loire, Olivet, Dampierre en Burly, Douchy.
· Questions diverses :
· Question de Mlle Gaudin GG 212 ( en 2007) . Pourrait-on emprunter les revues ou bulletins d’autres associations ?
Réponse du Président. La réponse est positive, pour tous les adhérents. L’emprunteur pourra le conserver durant un délai maximal de 4 semaines. Il ne sera pas réclamé de caution bancaire.
· Question de Mme Sylvie Bergereau GG 961 (décembre 2007). « Pourquoi le GG comme de nombreuses associations de généalogie, n’organiserait-il pas une sortie culturelle annuelle dans la région pour ses adhérents avec un déjeuner convivial ? Cela nous permettrait de nous connaître car l’AG ne permet pas d’échanger avec les autres adhérents tout en découvrant (ou redécouvrant) notre région d’origine. » La pertinence de cette question a attiré tout particulièrement notre attention et a animé une partie des débats de notre dernière réunion de bureau et de conseil d’administration du 9 janvier. Je tiens à vous informer que pour l’Assemblée générale 2009, Jacques Billard, grand connaisseur de l’Histoire de sa ville animera le matin une visite (partielle) de la ville (Remparts du château, ou église, ou etc.). Il a déjà en tête le programme pour les 4 prochaines années. Les adhérents en seront avisés au moyen de leur bulletin d’information.
· Questions de Monsieur François Bressy GG 864 (janvier 2008)
1) achat d'ouvrages La liste des ouvrages consultables seulement à la permanence sera portée à la connaissance de tous (visiteurs et adhérents) par nos moyens de communication habituels (affichage sur place, Bulletin d’information, Site de l’association).
2) accès à la base de données du GG « La base
de données issues des dépouillements est la grande richesses de
l'association, mais son accès n'est guère aisé pour les membres, hormis par
la procédure un peu complexe de Geneanet, réservée aux internautes.
Réponse de Michel Voignier. Cette base sera consultable effectivement en 2008. La date n’est pas prévue compte tenu des besoins informatiques (encore) nécessaires. Il demeure tout de même indispensable que des règles de consultation soient éditées (temps de présence sur ordinateur par exemple) pour satisfaire le plus grand nombre d’entre nous. Cette consultation ne pourra avoir lieu qu’au local.
· Question de M. Michel Lecomte GG 1090 ( janvier 2008).
« Les pouvoirs pour l’AG sont faits à priori pour ceux qui ne peuvent pas s’y rendre et en particulier pour les adhérents comme moi. Le formulaire exige le n° de la personne à qui l’on donne le pouvoir d’où ma proposition : Pourquoi n’indiqueriez vous pas dans la revue en page 3, à côté de la composition du bureau le n° d’adhérent de ces gestionnaires ? »
Réponse de Michel Fauvin. Lors de l’impression du document de la prochaine assemblée générale, la mention du numéro d’adhérent du mandataire sera supprimée.
· Question de Mme Nicole Boudeau GG 1162 (18/01/2008)
« Pourquoi, comme cela existe dans d'autres associations (entre autres le Loiret Généalogique), il ne serait pas mentionné sur le bulletin les coordonnes des membres afin de pouvoir se contacter et effectuer des échanges généalogiques, il ne faut pas oublier que tout le monde n'est pas informatisé ».
Réponse de Michel Fauvin. Cette question a déjà été soulevée à plusieurs reprises (entre autres par M. Paul Fauvin) au cours des années précédentes. Pour des raisons traitant des libertés informatiques (CNIL) nous avions décidé de ne pas faire paraître les informations personnelles des adhérents. Il est vrai que cette position est un frein aux relations entre adhérents d’un même cercle. Aussi dès 2009, nous ferons paraître les noms et adresses postales et (ou) e-mail des adhérents qui le souhaiteraient. Pour ce faire dans un prochain bulletin, nous inviterons nos adhérents qui désirent figurer sur cet annuaire à nous le faire savoir. Sans réponse de leur part nous ne communiquerons pas les renseignements. Dans les bulletins d’inscription à venir (Internet ou autres) nous indiquerons désormais la mention « autorise ou n’autorise pas à publier mes coordonnées ». Cette liste sera diffusée début 2009.
Réponse de Michel Voignier. Quelques réglages sont à revoir. N’oubliez pas que cette fonctionnalité GeneaBank, n’a été mise en place il n’y a guère plus de 5 mois. Le renouvellement des points est trimestriel ; pour notre association le 1er janvier 2008 était pour nous la première fois que se déroulait la procédure de renouvellement. 22 adhérents se sont trouvés dans la situation évoquée dans la question, mais leur compte d’accès était régularisé le 18 janvier 2008. Par ailleurs, pour pouvoir accéder à GeneaBank, s’il faut être adhérent, il faut également en faire la demande afin d’obtenir un identifiant et un mot de passe. Enfin il est inutile de refaire une demande de renouvellement chaque trimestre.
· Question de M. Lionel Métier GG 519.
« Dans quelles limites une personne physique peut faire un don à une association, et dans quelles limites une association peut accepter cette libéralité ? » Réponses : Chacun donne son avis sans toutefois apporter de réponse précise. L’association se renseignera auprès des services compétents (Notaire, Service des Impôts etc.) Conclusion Malgré une certaine stagnation quant au nombre d’adhérents en 2007, le Gâtinais Généalogique reste à ce jour un élément incontournable de recherches généalogiques dans le Gâtinais. Il s’ouvre aux techniques nouvelles, GeneaBank, Internet etc. Il entretient avec son principal voisin du Loiret, le Loiret Généalogique des relations chaleureuses et désormais non équivoques. Il met à la disposition de ses membres l’ensemble de ses documents et de sa bibliothèque. L’installation dans les 4 mois à venir de la consultation des contrats de mariage numérisés, la confection pour les membres du GG au moyen du tableur d’arbres grand format, montrent s’il cela est utile, l’intérêt que ceux à qui vous avez donné votre confiance, portent au confort généalogique de nos adhérents. Pourquoi ne pas emprunter la devise olympique « Citius Altius Fortius » et nous l’attribuer avec satisfaction. Plus vite, plus haut, plus fort. Merci à tous les participants qui ont rendu une fois encore cette assemblée générale bien vivante.
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